高知工科大学校友会 会員交流事業 卒業生支援 
案内状等代理発送サービス事業について 

 高知工科大学校友会では、卒業生の集いを開催するための支援の一つとして、校友会が管理する卒業生名簿をもとに「案内状等代理発送サービス」を行っています。

学部(学群、コース等)の単位(あるいは研究室単位)での集いを持ちたいが、連絡先が分からない。

就職先のエリア(関東圏、関西圏、あるいは県単位等)で集まりたい。

企業業種(〇〇株式会社グループ、〇〇株式会社四国ブロック等)で卒業生同士の交流を図りたい。

▶卒業生に呼びかけを行いたいが、個人情報の取り扱いや管理が不安である。

 
こんな時は「案内状等代理発送サービス事業」を積極的に活用いただき、卒業生同士の近況確認、情報交換やお世話になった先生を囲んで楽しいひとときを過ごすとともに、校友会会員の輪を大きく広げる機会にしてください。
個人情報取り扱いの関係で、申請条件が少し厳しくなっていますが、卒業生の皆さんが積極的に利用されることを願っています。
(※代理発送サービスに係る費用は、校友会予算の範囲内で全額負担します。)

 

申請条件

次に示す条件を全て満たすものとします。ただし、「懇親会開催助成」(「懇親会支援事業」を参照してください)も併せて利用する場合は、⑥及び⑦については免除します。

①本学校友会の正会員が主催する会合であること

②代表者 2 名による案内状等代理発送申請書(兼誓約書)を作成し、本人確認書類を添えて提出すること

③同窓生間の親睦を図る目的のみに使用し、それ以外の目的(宗教活動、政治活動、営業活動等)に利用しないこと

④発送物は書面のみとし、発送物の配達遅延や誤配達、紛失等が生じても校友会は責任を負わない

⑤開催する会合において校友会のPRを行うこと(パンフレット・資料の配布等)

⑥開催後、本事業の利用によって得た同窓生の情報(住所変更、氏名変更、メールアドレス変更等)を校友会に提供すること

⑦開催後、報告書および写真を提出すること  

 

★案内状等代理発送サービスを利用したが、懇親会実施事前申請書(兼仮承認申請書)を利用しない場合は、こちらの様式を利用して、報告してください。                                 
 案内状等代理発送利用 報告書

★案内状等代理発送サービスを利用するとともに、懇親会実施事前申請書(兼仮承認申請書)に基づき、懇親会を開催した場合は、こちらの様式を利用して、報告してください。   

懇親会実施報告書(兼助成申請書)
 

 

◆実施内容

案内状等代理発送申請書(兼誓約書)の内容を確認し、必要事項を記入して提出してください。
 ★申請目的の「案内状発送対象」の □学群・学部および卒業年  □居住地域   □個別指定(対象者リストを添付)」の記入方法がわからない場合は、校友会事務局にご相談ください。

②申請者(主)が開催内容・開催目的がわかる案内状(案)を作成し、電子データで提出してください。デザイン等は業者に校友会が指定する業者に任せることもできますので、ご相談ください。
★文面に「校友会が代理発送する」旨を明記してください。

③本サービスを利用して得た会員情報(住所変更、氏名変更、メールアドレス変更等)を 校友会に提供してください。
★個人情報の取り扱いについて、慎重に対応し校友会名簿の更新に利用します。

 

◆申請から実施の流れ

・申請(実施 1 か月前まで) ➡  審査 ➡ 案内状等の校正・発送対象リスト作成 ➡ 発送(業者委託) ➡ 対象者リストの出欠とりまとめ(業者委託) ➡ 申請者(主)に報告 ➡ イベント開催 ➡ 報告書提出

 

受付窓口

【郵送でのお申込み】

〒782-8502高知県香美市土佐山田町宮ノ口185

高知工科大学校友会 事務局
※直接持ち込まれる場合は上記窓口へ

 

 

【メールでのお申込み】

 

申請書をスキャンして下記アドレスへ

 

alumni@kochi-tech.ac.jp