高知工科大学校友会では、卒業生の集いを開催するための支援の一つとして、校友会が管理する卒業生名簿をもとに「案内状等代理発送サービス」を行っています。

◆申請条件

次に示す条件を全て満たすものとします。ただし、「交流会開催助成」（「卒業生懇親会支援制度」を参照してください）も併せて利用する場合は、⑥及び⑦については免除します。

①本学校友会の正会員が主催する会合であること

②代表者 ２ 名による案内状等代理発送申請書（兼誓約書）を作成し、本人確認書類を添えて提出すること

③同窓生間の親睦を図る目的のみに使用し、それ以外の目的（宗教活動、政治活動、営業活動等）に利用しないこと

④発送物は書面のみとし、発送物の配達遅延や誤配達、紛失等が生じても校友会は責任を負わない

⑤開催する会合において校友会のPRを行うこと（リーフレットの配布等）

⑥開催後、本事業の利用によって得た同窓生の情報（住所変更、氏名変更、メールアドレス変更等）を校友会に提供すること

⑦開催後、報告書および写真を提出すること　　

★案内状等代理発送サービスを利用したが、交流会実施事前申請書（兼仮承認申請書）を利用しない場合は、こちらの様式を利用して、報告してください。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
 案内状等代理発送利用 報告書

★案内状等代理発送サービスを利用するとともに、交流会実施事前申請書（兼仮承認申請書）に基づき、交流会を開催した場合は、こちらの様式を利用して、報告してください。　　　

交流会実施報告書（兼助成申請書）
　

◆実施内容

①案内状等代理発送申請書（兼誓約書）の内容を確認し、必要事項を記入して提出してください。
 ★申請目的の「案内状発送対象」の　□学群・学部および卒業年　　□居住地域 　　□個別指定（対象者リストを添付）」の記入方法がわからない場合は、校友会事務局にご相談ください。

②申請者（主）が開催内容・開催目的がわかる案内状（案）を作成し、電子データで提出してください。デザイン等は校友会が指定する業者に任せることもできますので、ご相談ください。
★文面に「校友会が代理発送する」旨を明記してください。

③本サービスを利用して得た会員情報（住所変更、氏名変更、メールアドレス変更等）を 校友会に提供してください。
★個人情報の取り扱いについて、慎重に対応し校友会名簿の更新に利用します。

◆申請から実施の流れ

・申請（実施 １ か月前まで）　➡ 　審査　➡　案内状等の校正・発送対象リスト作成　➡　発送（業者委託）　➡　対象者リストの出欠とりまとめ（業者委託）　➡　申請者（主）に報告　➡　イベント開催　➡　報告書提出