幹事様へのご案内

小学校、中学、高校、大学、専門学校と様々な学校のクラスメートや恩師との再会。 近況や想い出を語り合って、懐かしく楽しいひとときを演出する同窓会。 しかしいざ、開催したいと思っても、まず何からはじめてよいかわからないという方も多いはず。 「幹事様お助けパッケージ」なら、名簿管理や案内状の発行・発送、入室管理など幹事様にとって大変な作業をまとめて代行いたします。 「初めての同窓会でどうすればいいのかわからない」と不安な幹事様も、ぜひ安心してご依頼ください。

大切な名簿はデータベース化し、責任を持って管理いたします。
〈同窓会名簿・支部名簿・OB会名簿作成〉

ご用意いただいた卒業アルバム、同窓会名簿をもとに電子データとしてご住所などを登録。
当社で名簿発刊させていただいている場合は最新の情報に更新します。


印刷はもちろん、企画・制作・発送もお任せください。
〈封筒・案内文・会場地図・会費振込用紙の作成・印刷〉

案内状は往復はがきか封書のどちらかで行います。
案内状の作成・印刷から発送まで全て当社にお任せください。
会場地図・会費振込用紙の作成・印刷も行います。


入金状況の管理はもちろん、領収証、お礼状の発送までサポートいたします。
〈会費入金管理〉

会費の入金状況を管理し、ご要望に応じて領収証、お礼状の発送を行います。
定期会費の場合も同様に管理いたします。


同窓会の案内ホームページを安価で作成いたします。
〈ホームページ作成〉

専用ホームページを開設し、出席者・連絡先の判らない方の名前をリアルタイムに掲載。
同窓会への出欠のお返事・住所などの異動通知もインターネットで行えます。
その他、講演者の紹介やプログラムの掲載、過去に行われた同窓会の写真や思い出の写真を公開できます。
また、情報交換の場として役立つ掲示板も作成しますし、facebook等のSNSサイトへの連携も可能です。

facebook

同窓会コミュニティサイト ビキタ
同窓会コミュニティーサイト Bikita(ビキタ)

長年同窓会のお手伝いをしてきた当社が、同窓会ホームページとして役立つ機能を選りすぐって盛り込んだ同窓会専用SNSサイトです。既に母校同窓会がご利用いただいている場合は、掲示板やコミュニティーを無料で利用でき、一斉メールや出欠確認を行うことができます。ぜひ一度ご確認ください。 >>http://www.bikita.jp


最新情報へ登録もスピーディに対応いたします。
〈住所などのデータ変換サービス〉

平成の大合併や政令指定都市化が施行され変更となった市町村名・郵便番号などの変換サービスを行います。 お手持ちのデータベースをお送りいただければスピーディに対応いたします。 データベース以外の資料(紙媒体)からでもデータ入力し、変換することも出来ます。 作業後はデータ納品にも対応しています。 ※ご依頼内容により費用は異なります。詳しくはご相談ください。


発送業務だけでも承ります。
〈発送代行〉

同窓会を開催するのに、面倒で手間のかかる作業が総会の告知や振込用紙などの発送業務。 そんな時は、発送作業だけでもお気軽にご依頼ください。 当社では通数割引きや郵便番号区分、バーコード出力などにより、郵便局への割引申請を行っているため、 通信費用の削減が期待できます。 ※ご依頼内容により費用は異なります。詳しくはご相談ください。


同窓会前日までに電話での事前案内を実施いたします。
〈開催前の電話連絡〉

告知から開催日まで期間が空いてしまうため、忘れてしまうという方も少なくありません。 テープによる自動案内メッセージで開催日の前日までに再度ご案内をさせていただくことにより、 当日のキャンセルも大幅に減少いたします。 ※ご依頼内容により費用は異なります。詳しくはご相談ください。


すぐに確認できる出席者名簿を作成し、お渡しいたします。
〈出欠管理〉

返信先を弊社にすることも可能ですので、 毎週末に出欠状況のご報告が可能です。
返信先を当社にしていただければ更にスムーズに対応できます。


同窓会に欠かせないアイテムをあらかじめご用意いたします。
〈ネームプレート作成・受付表作成・当日の配布資料作成・記念会報・記念写真集〉

出席者の一覧・連絡先の判らない方の一覧などの報告をさせていただき、ネームプレート・総会プログラム・
くじ引きなどの総会当日に使用するアイテムを作成しお渡しします。


会場・宿泊先のご相談も承ります。
〈会場・宿泊先選定〉

大手旅行代理店と提携し、ご予算に合わせた会場選びや、交通手段、宿泊先のご相談に応じます。