サービスの詳細

小学校、中学、高校、大学、専門学校と様々な学校のクラスメートや恩師との再会。 近況や想い出を語り合って、懐かしく楽しいひとときを演出する同窓会。 しかしいざ、開催したいと思っても、まず何からはじめてよいかわからないという方も多いはず。 「幹事様お助けパッケージ」なら、名簿管理や案内状の発行・発送、会費管理など幹事様にとって大変な作業をまとめて代行いたします。 「初めての同窓会でどうすればいいのかわからない」と不安な幹事様も、ぜひ安心してご依頼ください。

〈同窓会名簿・支部名簿・OB会名簿発行〉

ご用意いただいた卒業アルバム、同窓会名簿をもとに当社データベースにご住所などを登録。
当社ですでに名簿発行させていただいている場合は最新の情報に更新いたします。
また、現状をお知らせすることも可能です。

価格の一例(編集・印刷・製本)

例:OB会名簿  A4版 20ページ 100部 50,000円
例:同窓会資料 A4版 モノクロ 4ページ 100部 20,000円

オプション

「あの人はいまどこに?」便利な動向調査のお手伝い
同窓会を行いたいが、名簿が古い情報で…と、お困りの方に住所確認調査や不明者調査をお手伝いいたします。

①名簿住所への調査ハガキの発送

卒業生名簿・同窓会名簿・各支部名簿・OB会名簿などの紙媒体からデータ入力を行い、調査ハガキを発送し、現住所の確認を行います。

②名簿登録への意思確認

ハガキの返信をいただけなかった方々には電話による確認を行い、名簿登録の意思確認を行います。
※個人情報保護法により、本人の意思確認が必要。

③情報提供の呼びかけ、電話帳データでの調査

不明となっている方々の情報収集を行うため、不明者リストを作成し、判明している方々へ封書で情報提供のご案内をお送りさせていただきます。当社独自でも、NTTの電話帳データを元に調査を行い、判明率アップを目指して取り組んでいきます。
※人数・調査内容に応じて費用は異なりますので、お気軽にご相談ください。


〈案内状・会報誌作成〉

企画編集からお手伝いさせていただくことで、よりスピーディで、デザイン・レイアウトに優れた印刷物を ご提供いたします。

案内状の印刷・発送

同窓会開催のお知らせをしっかりとお伝えし、参加者をより多く募れるよう、わかりやすい案内状を制作いたします。

【サンプルと価格の一例】
例:封書タイプ 330部印刷発送

封筒・二次返信はがき(宛名印字あり)・振込用紙(コンビニ兼用)・目隠しシール・案内文章 75,000円

会報・返信ハガキ・案内状・封筒・振込用紙

例:往復はがきタイプ 800部発送

私製往復はがき・宛名シール・目隠しシール・郵送費 63,000円
※返信郵送費は実数となりますので後日、@67円×実数でご請求させていただきます。
※目隠しシールとは、返信ハガキの住所・名前が他の人の目にふれるのを避けるためのシールです。

目隠しシール・往復ハガキ

旅行代理店と提携しているので、遠方からの出席者の方も安心して旅券・ホテルの手配もさせて頂きます。



記念会報

同窓会当日の様子などを伝える会報誌を制作。当日撮影された写真などを交えながら、 見やすく、丁寧に表現いたします。

同窓会当日の様子などを伝える会報誌を制作。当日撮影された写真などを交えながら、 見やすく、丁寧に表現いたします。

同窓会会報誌

〈会費入金管理〉

多くの事務局様・幹事様からリクエストの多い会費徴収・管理についてもお手伝いいたします。
年会費や各会会費などの徴収は同窓会開催案内と振込用紙を作成し、封入、発送までを行います。
その後ご入金いただいた方々の振込記録をもとに入金管理メンテナンスを行い、ご要望に応じて領収書・お礼状を発送いたします。
この管理を行うことで、定期会費の場合、振込用紙にこれまでの本人会費入金状況(例:○年・○年の会費入金をいただいております)などの表記が可能となり、管理面での信用UPが図れます。
※ご依頼内容により費用は異なります。詳しくはお問い合わせください。


〈ホームページ作成〉

数年前まで、ホームページは「作る人」から「見る人」に向けて一方通行のものでしたが、ブログやSNSなど新しい技術の登場により、「見て、発信する」参加型のホームページに変化しています。同窓会事務局から会員様への情報提供だけでなく、会員様も気軽に参加でき、会員同士のコミュニケーションが広がることで、同窓会全体の活性化をにつながるホームページにしませんか?

・更新が簡単「CMSサイト」
「ホームページの内容を更新したくても、難しくてできない」ということはありませんか?CMS(Content Management System)を導入したWEBサイトなら、HTMLがわからなくても、パソコンで文字入力ができる人なら、記事の更新が可能です。

・セキュリティー対策
会員様からの住所変更を、ホームページのフォームに入力して送信できるようにしている同窓会様は多数ありますが、ネット上の「なりすまし」や「盗聴」に対してのセキュリティー対策は万全でしょうか?暗号化通信(SSL)を適用し、会員様が安心して情報提供いただけるサイトを構築しましよう。

・WEBデザイン
当社は、同窓会様に限らず、企業・団体・各種イベントなど多種多様なホームページを手掛けています。見た目の美しさはもちろんですが、閲覧者の使い勝手(ユーザビリティー)を考慮したWEBデザインを行います。

・人気WEBサービスとの連携
スマートフォンの普及により、TwitterやFacebookの利用者は年々増加しています。これらのWEBサービスと同窓会ホームページを連動させたり、YouTubeを利用した動画掲載など、会員様が見て参加して楽しめるホームページにしませんか?


〈発送代行〉



<メリット1>郵便料金のコストダウンが可能
郵便局のゆうメールとして差し出せば、カタログ、DM、カレンダーなどの配送コストを節減することが可能となります。

<メリット2>いろいろなものが送れます
書籍・雑誌、商品カタログ、会報、各種マニュアル類、カレンダー、CDやDVDなどを発送できます。
また付録として、申込用紙、アンケート用紙、銀行口座振替払込書用紙、商品見本、割引券、駐車券、 アンケート用紙への記入用ボールペンなども同封できます。
※信書(手書き文書、請求書など)は発送できません。



<メリット3>開封率がアップします
ゆうメールは、定型も定型外も同一料金だから、より目立つDMで発送することができます。
広告郵便は、定型サイズが一般的で、重量も25gや50gと制限がありますが、ゆうメールは、100gでも価格は同じ。サイズ制限もゆるやかなので定型外で発送して、開封率をあげることが可能です。


<メリット4>サービスを実施するためには